真正能理解“归档”这两个字的人并不多。归档，英文名Archive，实际上是一种广义的对数据存储管理的一个统称。重点在于如何更加合理地保存和管理数据，方便随时查看和调阅。其核心思想是如何提高数据的管理和使用效率问题。这里，我从以下几个方面谈谈归档的用途：

一、存储优化问题

　　根据我和大多数客户的接触，发现他们对归档的第一需求不是保存数据，而是对数据的优化管理。我相信，除非邮件对于公司来说根本不重要，否则对任何网管来说都会面临如下这个she hui zhu yi初级阶段的矛盾：“人民日益增长的物质和文化需求与落后的生产力之间的矛盾”。

　　对此，无外乎两种解决方案：1）增大存储，2）让用户保存PST。下面我来讲讲这两种方案存在的问题：

1）增加存储的问题

　　这里我来举一个典型客户的案例。这个客户是一个1000多人的企业，只用了一台Exchange 2007。由于业务需要，经常需要给许多人发大型设计图纸或者其他大附件。于是用户发现1GB的邮箱其实也存不了多少东西。那些过去的邮件成了鸡肋，丢了怕以后有用，存着浪费空间。所以他们就天天吵着要IT增加邮箱Quota。而IT人员也是有苦衷的，且不说预算问题，就算存储爱买多少可以买多少，也不能每年给一台Exchange服务器加2TB的存储吧？这不是差不差钱的问题，是技术瓶颈问题。等每个人都用满2GB邮箱的时候，说不定大家又该叫速度慢了。

　　其实客户考虑过备份的问题，将旧的邮件备份起来，然后从服务器上删掉不就行了吗？当然这个方案很快就被否定。用户要那些邮件的时候怎么办？再找IT恢复回来？累死人

2）保存到本地PST的问题

　　相对于第一种方案，这种方案更受青睐一些：让用户全部下载到本地自己搞定就行了。这其实也是一种不得已而为之的推卸责任的做法。我相信许多IT人员对PST一定已经颇有微词了。PST的原罪在于：

　　没有保护，容易丢失：PST一般保存在那个Document and setting/.../.../...中，而且还是隐藏文件夹，不说是公司漂亮的小前台，就连我重装系统时也经常把地址本、收藏夹都备份了，唯独忘了那个该死的文件夹。从磁带恢复？算了吧，服务器上哪有东西啊。

　　占用本地空间，速度越来越慢：有时候IT人员不得不干一些擦屁股的事情，比如给某个领导整理一下他那个已经臃肿得不行的PST。搞个什么PST2008，PST2009之类的。眼睛和贼溜溜地盯着你，好像担心你小子什么时候给他制造出什么艳照门出来呢。

　　邮件保存和监管的问题：如果你的公司不是太看重邮件内容就算了。但如果邮件内容承载了太多业务上的东西，那么邮件的保存就变得非常重要了。公司如此重要的数据就掌管在每个人手里，没法搜索，没法查找。你想删就删，想拷就拷，这还得了？

　　其它另类的问题：我听过最另类的客户痛恨PST的理由是：他们公司经常有人不小心把工资单发给不该发的人，结果发现泼出去的水，发出去的信。要是保存在服务器上还有得挽救的余地。

邮件归档方案的用途：

　　写到这里，你应该已经猜到了。邮件归档，就是你的第三种解决方案：一种既可以代替PST，又快要克服PST弊端的解决方案。

　　一个好的邮件归档解决方案，可以解决一个最关键的问题：降低一线设备的存储需求，同时不影响用户的体验。

业界一般有两种解决方案：

　　1）邮件扩展，或者叫去除重复数据

　　邮件扩展的原理很简单，即使将整封邮件或者附件从Exchange服务器上移走，并替换成一个存根。这样当用户通过Outlook打开被扩展邮件的时候，由于Form的作用，会自动从归档服务器上取回该邮件和附件。这就解决了备份方案无法解决的问题。当然在这个功能上，每个厂家的实现方式是不一样的。有的产品是将整封邮件全部拿走，有的产品只拿附件。两种方式各有利弊。前者扩展的效率更高，但用户无法预览邮件。后者只能扩展80%左右的内容，但用户可以直接查看附件之外的所有内容而无须归档服务器支持。

　　2）另一种思路是已归档内容的自助访问

　　如果用户能够在别的地方方便地访问到他过去的邮件，那何苦全部保存在收件箱中呢？

　　问题是，这又产生了另外一个社会问题——钉子户。你要是搬迁的安置地不好，总有用户会有意见，而且不愿意搬走那些邮件的。那么归档业界又有哪些手段来实现这个目的呢？归纳起来有三种：客户端插件、基于浏览器的BS架构、无插件的Outlook/OWA集成。第一种方式就是在Outlook客户端安装一个插件，通过插件提供给用户一个自助访问的界面。第二种最简单，告诉每个用户，把那个地址添加到收藏夹以备后用。第三种当然是最理想的方式，不用安装插件，还和Outlook/OWA无缝集成？如果各位有兴趣，可以咨询各个厂家的实现方式。至于孰优孰劣，其实客户是最好的裁判。

　　正是基于以上两个机制，终于解决了SHZY初级阶段的矛盾问题，把人民内部矛盾转化成了厂商之间的阶级矛盾。所谓鹬蚌相争渔翁得利，你就等着挑性价比最高的产品就行了。

二、数据保留和法规遵从

　　相对第一点，相信这一点是最好理解的。因为地球人都知道归档的第一动机就是为了查询和满足法规遵从方面的需求。

　　这里唯一需要关注的是：归档什么内容？怎么查询？如何充分利用这些数据？

　　例如，大多数产品都只能通过Journaling邮箱归档收发的邮件，或者是归档客户端的PST。而一些新的产品可以实现对整个邮箱的归档。包括个人文件夹、公共文件夹、地址簿、日程、便签等。甚至还可能实现对邮件的操作记录进行跟踪。如阅读、回复、修改、删除等动作。因此，尽管概念都一样，但获取数据的差异，必然导致审计的质量。关于这一点，我们将在后面的实现部分讨论。

三、数据保护和恢复

　　过去大家对归档的理解，总是和备份划分界限的。实际上归档和备份之间完全可以做到统一。即使是普通的归档系统，其实也能实现部分数据恢复操作——至少我们可以把已经丢失的数据从已归档数据中找出来，然后再用各种方式发给用户。

　　而新一代的归档解决方案，完全可以将归档和备份恢复统一起来，将原来的“备份-恢复”模式，改变为“归档-恢复”模式。所以无论你采用什么样的归档方式，都有一定的数据保护功能的，只是产品不同，实现的程度不同而已。而实际上，用归档代替备份是一个大的趋势。因为相比备份方案，归档方案更加智能和精细。可以说，未来的归档，将会是一个智能的、精确的备份系统。