2月2日，90%的人，写电子邮件第一步都是录入收件人的邮箱地址。而“收件人”，这第一步，看起来如此简单，简单到很少有人琢磨它，有兴趣弄懂它——你们错了。
 
不知道，有没有人想过，现在我们交换各种联系信息，背后都传递了什么样的情绪。
 
名片，夹在二流快捷酒店门缝中的“北电中戏上门服务”，各种华丽溢美的不实头衔。
QQ号，一份好客的邀请函，从此获准进入我的生活，如果一定要加一个期限的话，10年 。
手机号，一把能直接打开我私家大门的钥匙，从此你可以不请自来，无拘无束。
微博号，一张戏院的门票，我是演员，嬉笑怒骂皆成文章，千万别生气，千万别当真。
邮件地址，事务性的目的，简捷真实的对话，恰到好处的距离，你我终于找到了一丝安全感。
 
好吧，以上是卡片君的戏言，咱们进入正题。
 
1.收件人、联系人、群组
 
邮箱地址≠联系人
 
刚说过，邮件地址是彼此交换的一种联系方式。那我们是不是应该将别人告知的联系方式记好呢？
hainei@vip.qq.com;  这个是邮箱地址。"秋叶语录"<hainei@vip.qq.com>;  这才是联系人。
 
能看明白吗？
 
当秋叶老师告知他的邮箱地址后，我只有在【联系人】中为“邮箱地址”和“秋叶语录”建立对应关系后，秋叶才算是和我形成了连接的纽带——我以后可以找到他了。
 
也许你要说：“这个自然，我当然会录入每个联系人的姓名啦！”
 
——别骗自己了，实际上，你很少做这么麻烦的工作。
 
换一个场景，身处企业中，企业邮箱地址多半是“姓名 @ enterprise.com”形式。很多人是不会为同事们建立挨个建立联系人的，因为在写邮件时，靠姓名拼音就能输入收件人的邮箱地址了，不是吗？
 
在卡片君的博客《你不知道原来自己一直不会写邮件》中，我描述了一对女同事的真事：
 
liushanling@enterprise.com 和 liushaling@enterprise.com ，她们俩的邮件常常串号。
我也描述了市场部的同事M，因为漏掉一个字母，以为自己已经发送邮件给我，质问我工作进度的乌龙。
......
 
这样的事情每天都在发生。想避免很简单，就是花些许时间为你需要使用的邮件地址，建立【联系人】。
 
新建联系人==麻烦？
 
也许这样更科学：
 
你无须单独花时间来做这个工作，只需要养成一点小小的强迫症...
 
（1）得知别人的电子邮件地址后，随手录入邮箱【联系人】栏目，同时填上“姓名”。
（2）写新邮件填写收件人的时候，关注一下地址栏，如果收件人地址是，立刻花个30秒，新建一个联系人。
（3）收到新邮件时，如果发件人的地址是，从邮件正文获知联系人姓名真身后，如果有价值，立刻花个30秒，新建一个联系人。
 
建立【联系人】的好处真是妙不可言。以后，你只需要在输入框内敲下收件人的真实姓名，邮件地址就自动弹出了～
 
这样的话，之前的乌龙便再也不会发生。
 
可爱的强迫症：只要看见收件人的“邮箱地址”前面没有出现“姓名”，一定手贱地非新建一个联系人不可！赞！
 
建群组≠别人的事情
 
群发邮件是企业中最最常见的事。但卡片君敢保证，作为普通员工，很少人会在自己的邮箱系统中建立群组。每次要群发的时候，不是一个个输入进去，就是满世界找之前收到的群邮件（用来复制粘贴，或者直接“全部回复”）。
 
^_^，看到这里的朋友，你们肯定有中枪的。
 
实际上，建立群组超简单的，直接在你的【联系人】中选择，保存即可。一般而言，工作场合的群发邮件的收件人无非是核心骨干、项目组、全体员工等。一次建立，终身受用。
 
相反，套用别人的群发邮件则后患无穷，给自己埋下了各种雷。
 
你无法分辨别人保存的联系人地址是否都确实有效；
你常常要对收件人进行增删，出错的几率加大，耗时耗眼力；
你回顾、搜索、修改别人的群邮件花费的时间，远大于自己重新建立群组的时间；
你肯定会出错，你的邮件肯定会在某一次发送到不在你计划内的人手中——也许这一次就会断送你的前程。
可爱的强迫症：在每次要群发邮件的时候，一定要手贱地想新建一个群组！然后被瞬间理智的你否定，咳咳，已经建过了，可惜建过了...下次...下次...
 
2.收件人、抄送人、密送人
 
昨天的《邮件发送检查清单》中，卡片君已经描述过：
 
收件人：本邮件的主要责任人，包括需要审批、执行或直接参与邮件工作内容的人员 。
抄送：邮件内容涉及到、需要知晓或配合的部门或人员。
密送：让某个收件人的信息隐身。只有发件人知道密送给了谁，收件人和抄送人都不知道发件人密送给了谁。但是接收密送的人知道是谁给他发的这封邮件，以及这封邮件本来发给了谁，并抄送给了谁，却不知道其他被密送的人是谁。
  
其中，收件人和抄送人，都是明文可见的。也就是说，前者相当于邮件的责任人，后者相当于见证人（需要了解这件事的人）。但是，本质上没有啥子大区别。
 
密送
 
有时候，我们发送一封邮件给别人，来处理一件较为敏感的事情。一方面，你会希望有独立的证人知晓；另一方面，你又不能让收件人和抄送人知道，还有第三方的证人。这时，你会选择密送发给证人。
 
卡片君觉得，有必要从多个角度解析一下密送。
 
如果：
A 发送邮件给B1、B2、B3，抄送给C1、C2、C3，密送给D1、D2、D3。
那么：
A知道自己发送邮件给了B1、B2、B3，并且抄送给了C1、C2、C3，密送给了D1、D2、D3。
B1知道这封是A发送给B1、B2、B3的邮件，并且抄送给了C1、C2、C3，但不知道密送给了D1、D2、D3。
C1知道这封是A发送给B1、B2、B3的邮件，并且抄送给了C1、C2、C3，但不知道密送给了D1、D2、D3。
D1知道这封是A发送给B1、B2、B3的邮件，并且抄送给了C1、C2、C3，而且密送给了自己，但不知道密送给了D2、D3。
 
之前，你有考虑过吗？这下，你该清楚了吧！
 
卡片君最后问两个问题：你们谁知道，如果B1或者C1【全部回复】邮件，谁会收到这封回复？怎么收到的？
如果D1【全部回复】邮件，谁会收到这封回复？怎么收到的？
 
答案：
B1【全部回复】邮件，这封回复的收件人是A、B2、B3，并且抄送给了C1、C2、C3。
C1【全部回复】邮件，这封回复的收件人是A，并且抄送给了B1、B2、B3、C2、C3。
D1【全部回复】邮件，这封回复的收件人是A，并且抄送给了B1、B2、B3、C1、C2、C3。
 
收件人、抄送、密送，真的不简单。指不准你收到的吐槽邮件中就隐藏着被密送的BOSS，你还敢用工作邮件乱说话吗？颤抖吧，自以为是的地球人 (*^__^*) ……
 
实际上，邮件该发给什么人，以什么形式填写他们，主要是由邮件的内容责权来决定的。我们下次再谈吧。
 
邮件该发给什么人，以什么形式填写，主要是由邮件的内容责权来决定的。
 
我们每天收到好几十封邮件，有些是直接写给我们的重要邮件；有些是抄送给我们、需要知悉的；有些是密送给我们、需要见证的；还有一些只是发件人欠考虑，或者考虑过于“周到”，我们根本就不需要知道。
 
很可惜，事实的真相是：“收件人”滥用过于普遍。如果公司没有明文规范，一般人还可以接受，项目负责人则哭笑不得，老板级别就苦不堪言了。^_^
    
1.收件人责权具体规定
 
我们有些时候写完一封邮件，会在邮件的发送人里面塞进很多收件人。
 
这，这不科学！收件人应该是邮件的主处理人。如果一封邮件对应了很多主处理人，那么谁该对事件负责呢？我想所有人都会感到迷惑——这封邮件真的是写给我的吗？
 
收件人不同于抄送人，邮件是为“收件人”量身定制的。抄送人只是知悉内容便好。
 
我们有时候写完一封自我感觉良好的邮件，会抄送给公司里面很多人，有一种“唯恐别人不知道”的心理。
我们有时候为“收件人”写完一封邮件，会抄送给主管，有一种“让主管盯着你，看你不响应”的心理。
 
其实这根本不必要，在工作邮件中，我们要学会尊重他人的时间，电子邮件只发送给真正需要的人，而不是你认识的每一个人。
 
一句警句当然是不够的，公司最好提前公布“邮件处理责权规定”，参考如下：
 
注：
 
邮件的主送人必须明确为邮件的主处理人，避免主送人多而责任不明及不必要的抄送，在发送前发件人应当检查发送范围是否合适，收件人邮箱地址是否准确；
 
需要对方及时回复的重要邮件发件人应该在邮件发出后用电话再次提醒，以防收件人出差在外，耽误处理。
 
2.转发真的很伤
 
（1）如果收到一封邮件，确认自己并不是处理邮件内容的责任人，你会将邮件转发给适当的人。
 
呵呵，我们正是这么干的——写上“我想这封邮件要找的是你们部门，特转发给你。”，然后点击【转发】。
别忘了，还有一点很重要——要告知原发件人，“邮件我转发给了××，你可以直接联系他。”否则，你以为自己已经将责任丢出去了，原发件人可不这么认为哦——他的要求如果没有被满足，一定迁怒于你。
 
别忘了，过一段时间，最好跟踪一下这个事件——你丢出去的责任，是否被其他部门同事处理过了？实际情况是，很多同事并不一定会及时响应，你回访后有助于事情的解决。
 
最后，大概很少有人想到一点：这个你认为的“适当的人”，也许对原发件人来说，是“不适当的人”！
   
想想，这种情况有没有可能呢？
 
（2）收到一封邮件，你准备回复，或者【全部回复】，会不会再抄送给别人？
 
务必谨慎。
 
特别是群发的邮件，我们可以默认为“收件人、抄送人”都是原发件人仔细思考后写上的，都是他所信任、认为发给你不会被其他第三者看到的。
 
而你如果在回复中“抄送”给“别人”，这个“别人”可能正是原发件人故意不写入原发送名单的人！
 
想想，这种情况有没有可能呢？
 
（3）妥当的做法  
 
该怎么处理？并没有统一的答案。 我觉得职场虽然复杂，但也不至于那么邪乎。
 
第一种情况：
 
根据邮件中的具体内容来判断，一般内容的处理流程依然可以如上文所说：指派给其他人处理，并告知原发件人，同时事后做好回访。
如果内容较为敏感：可以直接回复原发件人“你好，麻烦您将本邮件发送给××，他将负责为您解决。”
 
第二种情况：
 
对于发送给自己的邮件，一般情况，回复邮件时，不适合明文抄送给“别人”。
 
3.避免疏漏的绝招
 
你是否曾今将未写完的邮件发送出去？是否将同一封邮件重发好几次——第一次发送后才发现已然出错？是否因为“收件人”填写不恰当，而追悔莫及？
 
如果你第一次就做对了，收件人对你的印象会好很多。  
 
人人都会犯错。但是，避免疏漏实际上人人都可以做到。
 
只要你将“收件人”栏目留到最后再填写，诸多疏漏都可以避免。
 
先写正文，因为没有“收件人”，即使误点击【发送】，邮件也无法发送。完成正文以后，你可以从容地检查上下文；也可以更了解自己的邮件该发送给哪些“收件人”、需要哪些“抄送人”知悉。此时再填写“收件人”栏目，出错率将下降很多。
 
就到这吧。
 
邮件整理术都是小细节，看似无关痛痒，听起来仅仅有些道理。至于你是否能做到？卡片君也帮不了你啦。^_^